Document Controller

Seleccionamos un (Document Controller), para estar ubicado/a en Zaragoza para uno de nuestros clientes, líder europeo en soluciones de construcción en diversos sectores, incluyendo Centros de Datos Empresariales, Tecnología Avanzada y Ciencias de la Vida, Centros de Datos Hiperescala y Protección Contra Incendios.

Responsabilidades principales del puesto

• Recopilar información para la implementación de nuevos proyectos.
• Documentar los detalles del proyecto.
• Trabajar con plataformas digitales como BIM 360, ACC, Forma, Procore, CX Alloy y Asite.
• Gestionar el software de control documental, asegurando que todas las partes reciban la formación adecuada y utilicen correctamente el sistema.
• Transferir información entre distintas plataformas cuando el cliente utilice una diferente a la de Mercury.
• Garantizar la distribución oportuna de documentos y planos al personal del proyecto.
• Trabajar de acuerdo con los procedimientos y directrices de la empresa.
• Distribuir transmisiones de planos, revisiones, RFI (solicitudes de información) y submittals a clientes, diseñadores y subcontratistas.
• Presentar documentos y crear registros de transmisión (transmittals).
• Recibir y realizar el control de calidad completo de todos los planos y documentos enviados por los consultores principales.
• Gestionar la convención de nomenclatura del proyecto y asegurar que todos los documentos cumplan con ella.
• Implementar y verificar la nomenclatura según los requisitos de la empresa y del proyecto.
• Realizar el seguimiento de documentos pendientes mediante informes semanales de progreso.
• Notificar a los implicados para que adopten las acciones correspondientes sobre la documentación pendiente.
• Exportar archivos en los formatos requeridos.
• Gestionar y supervisar el sistema de control horario, informando periódicamente.
• Devolver documentos en cuarentena al emisor para su corrección y nueva emisión.
• Mantener registros documentales controlados y la documentación asociada.
• Actualizar diariamente el registro maestro de documentos (MIDP).
• Administrar BIM360 (u otras plataformas utilizadas en el proyecto): alta de usuarios, licencias y nuevas empresas.
• Implementar, cargar y gestionar la documentación de Operación y Mantenimiento (O&M), transfiriendo la información a la plataforma del cliente según los requisitos del proyecto.
• Mantener el control completo tanto de la plataforma de Mercury como de la del cliente.
• Apoyar en actividades diarias, incluyendo tareas administrativas, desarrollo de procedimientos operativos estándar (SOP), formación y creación documental.
• Elaborar distintos informes para el Director de Proyecto (PM), clientes y Business Intelligence (BI).
• Introducir datos en SAP y ejecutar informes y consultas.
• Mantener actualizados los organigramas.
• Redactar actas de reuniones cuando sea necesario para el PM.
• Coordinarse con el planificador, responsable de seguridad, cliente y equipo del proyecto.
• Desarrollar y mantener sistemas de archivo.
• Realizar tareas administrativas generales, incluyendo mecanografiado e impresión.
• Dar cobertura a la administración de tiempos del proyecto cuando sea necesario.
• Llevar a cabo cualquier otra función relacionada con el puesto.

Requisitos imprescindibles

• Experiencia sólida en administración.
• Mínimo 3 años de experiencia relevante.
• Nivel fluido de inglés.
• Dominio de Microsoft Word, Excel y Outlook.
• Capacidad para coordinar y gestionar toda la documentación de la obra.
• Excelente atención telefónica.
• Gran atención al detalle.
• Capacidad para realizar múltiples tareas y trabajar bajo presión.
• Fuertes habilidades interpersonales y organizativas.
• Compromiso con la calidad y la presentación del trabajo.
• Excelentes habilidades de comunicación.

Requisitos valorables

• Experiencia en el sector de la construcción o la ingeniería (deseable, aunque no imprescindible).
• Experiencia con sistemas de gestión documental BIM360 o ACC.
• Conocimientos de SAP (se valorarán, aunque se proporcionará formación completa).