Responsable de Back Office Comercial (Sector Industrial)

En Espiroflex buscamos un/a Coordinador/a de Back Office Comercial que lidere el departamento garantizando una atención al cliente eficiente, ágil y orientada a la excelencia durante todo el ciclo comercial.

Será la persona responsable de coordinar la actividad del equipo de Back Office, impulsando la mejora continua de los procesos y asegurando la correcta comunicación entre el área comercial y los departamentos de Producción, Planificación y Logística para garantizar el mejor nivel de servicio al cliente.

Se trata de un puesto de liderazgo operativo, en el que, además de coordinar un equipo de tres personas, participará activamente en las tareas diarias de Back Office, actuando como un miembro más del equipo.

Responsabilidades principales:

Coordinación del departamento

• Coordinar, organizar y supervisar la actividad diaria del equipo de Back Office Comercial, asegurando una distribución eficiente de las tareas y el cumplimiento de los niveles de servicio.
• Liderar un equipo de tres personas, realizando el seguimiento de objetivos, desarrollo y apoyo continuo.
• Actuar como interlocutor principal entre el departamento comercial y las áreas de Producción, Planificación y Logística para anticipar y resolver incidencias que puedan afectar al servicio al cliente.
• Definir, documentar e implantar procedimientos de trabajo que permitan mejorar la eficiencia del departamento.
• Identificar oportunidades de mejora continua, proponiendo e impulsando acciones para optimizar procesos y la experiencia del cliente.
• Elaborar, analizar y realizar el seguimiento de los principales KPIs del departamento comercial (nivel de servicio, tiempos de respuesta, incidencias, cumplimiento de plazos, consumo de cartera, productividad, etc.), proponiendo planes de acción cuando sea necesario.
• Colaborar con la Dirección Comercial en la planificación, seguimiento y mejora de la operativa del departamento.

Gestión operativa de Back Office Comercial

• Atender y gestionar consultas de clientes por correo electrónico y teléfono, proporcionando información clara y precisa.
• Elaborar y enviar ofertas comerciales adaptadas a las necesidades del cliente en coordinación con el equipo comercial.
• Tramitar y realizar el seguimiento de pedidos.
• Comprobar disponibilidad de stock y coordinar fechas de entrega con Producción, Planificación y Logística.
• Proponer alternativas de producto cuando existan limitaciones de stock o cambios en la planificación.
• Gestionar incidencias relacionadas con pedidos, entregas, devoluciones y reclamaciones, asegurando una resolución rápida y satisfactoria.
• Dar soporte diario a la red comercial (delegados, agentes y distribuidores) en relación con clientes, productos, precios y condiciones comerciales.
• Mantener actualizada la información de clientes en el CRM y garantizar la calidad de los datos.
• Impulsar acciones de venta cruzada (cross-selling) y detección de oportunidades comerciales en colaboración con el equipo de ventas.
• Detectar clientes inactivos o con descenso de actividad, proponiendo e implementando acciones de recuperación.
• Contactar con clientes para reforzar la relación comercial, identificar necesidades y contribuir a su fidelización.

Perfil requerido:

• Formación Profesional de Grado Superior o estudios universitarios en Administración y Dirección de Empresas, Comercio, Marketing o similar.
• Experiencia mínima de 4-5 años en funciones de Back Office Comercial, Atención al Cliente o Administración Comercial.
• Experiencia previa coordinando equipos o liderando proyectos de mejora de procesos será muy valorable.
• Valorable experiencia en empresas industriales o entornos de fabricación.
• Dominio de herramientas ERP y CRM (Muy valorable Microsoft Dynamics).
• Nivel avanzado de Excel y paquete Microsoft Office.
• Conocimiento de procesos comerciales, logísticos y de planificación.
• Experiencia en seguimiento y análisis de indicadores (KPIs).