Responsable de Administración de Servicios Generales

En dependencia directa de la Dirección General, y con la responsabilidad de coordinar y supervisar a una persona del área administrativa, contribuirá a garantizar el correcto funcionamiento administrativo, logístico y operativo de la sede social de la Fundación en Madrid, asegurando que las condiciones de trabajo en la oficina, su mantenimiento, así como la coordinación y realización de funciones de secretaría y de soporte institucional que respondan eficazmente a las necesidades de la organización.

Funciones Generales

• Implantar, actualizar y velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos administrativos aplicables a la organización, funcionamiento y actividad de la sede social, proponiendo mejoras cuando proceda.
• Apoyar en el seguimiento y ejecución del presupuesto de la sede social, identificar desviaciones, y proponer medidas correctoras a la Dirección.
• Gestionar la relación y prestación de servicios de proveedores externos (mensajería, limpieza, electricidad, telefonía, internet, climatización, mobiliario, equipamiento, material fungible, central de alarma, compra de billetes de transporte, reserva de alojamientos, etc.) para el adecuado funcionamiento y mantenimiento de instalaciones de la sede social de la Fundación
• Negociar, formalizar y supervisar los contratos con proveedores de servicios de la sede social, velando por la calidad, el coste y el cumplimiento de las condiciones acordadas.
• Coordinar y realizar los trámites administrativos e institucionales ante organismos públicos (notaría, Registro y Protectorado de Fundaciones, Depósito Legal, otros registros públicos).
• Apoyar a la Secretaría del Patronato y a la Dirección General, en la gestión documental e institucional de la Fundación
• Apoyar en la organización, coordinación logística y celebración de espacios de trabajo, encuentro y formación organizados por los Servicios Generales de la Fundación.
• Coordinar al personal administrativo a su cargo, favoreciendo su motivación, desarrollo profesional y la mejora continua.
• Supervisar las labores de gestión administrativa y contable (facturación y seguimiento de cobros/pagos, caja chica, liquidación de tarjetas bancarias, liquidación de gastos de viaje del personal de Servicios Generales).
• Supervisar las labores de atención al correo oficial de la sede social de la Fundación
• Supervisar las labores de archivo digital y en papel de contratos de trabajo del personal de la sede social, así como la impresión, distribución, firma y archivo de nóminas.
• Supervisar la gestión administrativa para el mantenimiento de la sede social en materia de PRL, dando apoyo al Servicio Propio de Prevención (equipos de protección, extintores, reconocimientos médicos con el Servicio de Prevención Ajeno, etc).
• Supervisar y realizar, junto con el personal a su cargo, labores de atención telefónica, control de acceso, recepción de proveedores y visitas

Conocimientos y experiencia

• Titulación de Formación Profesional de Grado Superior de Administración y Finanzas, Asistencia a la Dirección o equivalentes.
• Manejo avanzado de herramientas de Office 365 (nivel avanzado de Excel). Experiencia con sistemas ERP y CRM (se valorará formación específica). Conocimientos de gestión documental digital.
• Experiencia demostrable de, al menos, 5 años desempeñando funciones similares a las descritas

Se valorará:

• Haber formado parte de FA, en calidad de voluntario/a, estudiante en prácticas y/o trabajador/a.
• Conocimiento del tercer sector de acción social y cooperación al desarrollo.
• Formación básica en Prevención de Riesgos Laborales.
• Certificado de discapacidad igual o superior al 33 %.

Condiciones

• Lugar de trabajo: Madrid
• Jornada Laboral: Completa.
• Contrato: Indefinido
• Grupo profesional: 2 Convenio Colectivo Estatal de Acción e Intervención Social + complemento de responsabilidad
• Movilidad/disponibilidad para viajar (participación en reuniones y encuentros internos en la ciudad de Madrid y, ocasionalmente, fuera de Madrid)