Auxiliar administrativo/a

La persona seleccionada prestará apoyo administrativo y organizativo en el funcionamiento diario del despacho, actuando como primer punto de contacto con los clientes y colaborando en la correcta gestión de los expedientes y de la documentación profesional.

Entre sus principales funciones se encontrarán las siguientes:

• Atención telefónica y presencial de clientes, ofreciendo un trato profesional, cercano y eficaz.
• Recepción de llamadas, identificación de las necesidades del cliente, recogida de datos y traslado de la información al profesional responsable.
• Gestión de citas, agendas, reuniones y comunicaciones del despacho.
• Recepción de clientes en la oficina y coordinación de su atención por parte de los abogados.
• Elaboración, preparación y seguimiento de cartas de encargo profesional, presupuestos y documentación administrativa relacionada con la contratación de servicios jurídicos.
• Recopilación de datos y documentación necesaria para la apertura de expedientes.
• Gestión, clasificación, archivo y localización de documentos físicos y digitales.
• Digitalización, escaneo, impresión, copia y organización de documentos.
• Creación y mantenimiento actualizado de carpetas y expedientes electrónicos.
• Control de la documentación pendiente de firma, entrega o aportación por parte de los clientes.
• Envío y recepción de correos electrónicos, burofaxes, comunicaciones y documentación.
• Manejo de herramientas informáticas, programas de gestión, almacenamiento en la nube y aplicaciones de inteligencia artificial.
• Seguimiento administrativo de los asuntos y coordinación con clientes, procuradores, notarios, organismos públicos y otros profesionales.
• Apoyo en tareas de facturación, control de pagos, emisión de documentos y organización de la información económica de los expedientes.
• Mantenimiento del orden, la confidencialidad y la correcta custodia de toda la documentación del despacho.

Se requiere una persona organizada, responsable, resolutiva, con iniciativa, capacidad de comunicación, buena presencia y especial sensibilidad en el trato con clientes. Deberá ser capaz de trabajar con información confidencial, gestionar varias tareas simultáneamente y desenvolverse adecuadamente tanto en entornos presenciales como digitales.