Asistente ejecutivo/a

Puesto: Asistente Ejecutivo/a / Asistente de Estudio y Proyectos

Horario laboral: De lunes a jueves, de 9:00 a 17:00

Tipo de contrato: Contrato indefinido con período de prueba

Ubicación: Sóller, Mallorca

Sector: Arquitectura y Diseño de Interiores

Descripción General

del Negro Studio es un estudio de arquitectura y diseño de interiores ubicado en el hermoso pueblo de Sóller, Mallorca. Buscamos un/a Asistente Ejecutivo/a altamente organizado/a, proactivo/a y con capacidad de "pensar fuera de la caja" (creatividad e innovación) para dar soporte a nuestro creciente equipo y garantizar el buen funcionamiento diario de nuestro estudio.

En este puesto, serás la mano derecha de nuestros ejecutivos, brindando un apoyo administrativo, logístico y operativo integral. El/la candidato/a ideal posee habilidades de comunicación excepcionales, una atención al detalle inigualable y una capacidad natural para anticiparse a las necesidades mientras gestiona múltiples prioridades de manera eficiente.

Responsabilidades Clave

Como nuestro/a Asistente Ejecutivo/a, tus funciones principales incluirán:

• Gestión de Agenda y Viajes: Coordinar y gestionar la agenda de los ejecutivos, incluyendo reuniones, citas y la organización de viajes.

• Soporte en Reuniones: Asistir a reuniones clave, tomar notas precisas y realizar un seguimiento activo de las tareas pendientes para mantener el avance de los proyectos.

• Comunicación: Actuar como un punto de contacto profesional y oportuno (vía correo electrónico, llamadas y mensajes) con clientes, socios externos y proveedores (proveedores, artesanos, etc.).

• Operaciones del Estudio: Apoyar la coordinación del equipo interno y ayudar a supervisar las operaciones diarias del estudio para garantizar un ambiente de trabajo armonioso.

• Enlace de Proyectos: Actuar como un puente de comunicación crítico entre los ejecutivos, el equipo interno y las partes interesadas externas.

• Seguimiento de Presupuestos y Progreso de Proyectos: Supervisar y controlar los presupuestos de los proyectos en colaboración con el equipo, asegurando un seguimiento preciso del progreso y de los hitos financieros.

• Coordinación Logística: Supervisar todas las operaciones de transporte, desde las entregas de mobiliario hasta el envío de muestras de proyectos para pruebas de diseño.

• Gestión de Plazos: Recordar proactivamente los plazos al equipo y realizar un seguimiento de los hitos para garantizar que todos los entregables y prioridades se cumplan estrictamente.

• Gestión y Mantenimiento del Estudio: Mantener un entorno de estudio organizado y acogedor mediante la gestión del personal de limpieza y asegurar que el estudio esté completamente abastecido de suministros esenciales (agua, material de oficina, etc.).

• Confidencialidad: Manejar la información sensible y confidencial del estudio y de los clientes con la máxima discreción e integridad.

Requisitos y Cualificaciones

Buscamos a un/a profesional inteligente, orientado/a a la búsqueda de soluciones, que aporte lo siguiente:

• Experiencia demostrada en un puesto administrativo o de asistencia similar (la experiencia en industrias creativas es una gran ventaja, pero no obligatoria).

• Dominio verbal y escrito del inglés y castellano (el catalán es un plus).

• Dominio a nivel de usuario de herramientas ofimáticas (Excel, Word, Gmail).

• Se valorará muy positivamente tener conocimientos básicos en el seguimiento de presupuestos de proyectos.

• Mentalidad orientada a soluciones, respaldada por sólidas habilidades de pensamiento analítico y creativo (alguien que sepa "pensar fuera de la caja").

• Excepcionales habilidades de organización y multitarea.

• Capacidad demostrada para trabajar de forma independiente, tomar la iniciativa y anticiparse a las necesidades del estudio.

• Carné de conducir y coche propio.