Responsable de Administración, Operaciones y Atención al Cliente

En CARBONELL-SANCHIS Abogados buscamos incorporar una persona con experiencia para asumir una posición clave en la organización interna del despacho.

No se trata de una posición meramente administrativa. Buscamos un perfil senior, autónomo, ordenado, discreto y con capacidad para coordinar tareas, hacer seguimiento, anticiparse a los problemas y mejorar el funcionamiento diario del despacho.

La persona seleccionada trabajará en contacto directo con los socios y tendrá un papel relevante en la profesionalización operativa de la firma, en la atención al cliente y en el control administrativo y económico de los asuntos.

La posición combina funciones de administración, operaciones, atención al cliente, soporte a dirección y seguimiento interno.

Principales funciones

• Atención telefónica y gestión del correo electrónico con trato profesional, cuidado y resolutivo.
• Coordinación de agendas, reuniones, videollamadas y documentación previa.
• Apertura, organización y seguimiento administrativo de expedientes.
• Control de hojas de encargo, presupuestos, provisiones de fondos, facturación y cobros.
• Seguimiento de clientes potenciales, propuestas comerciales e igualas.
• Actualización y mantenimiento del CRM y del software de gestión del despacho.
• Preparación de reportes internos sobre facturación, cobros, previsiones, expedientes y asuntos pendientes.
• Coordinación con gestoría, bancos, proveedores, procuradores y otros colaboradores.
• Organización documental y seguimiento de firmas, vencimientos y documentación de clientes.
• Apoyo directo a los socios en tareas de organización y control.
• Participación en la implantación y mejora de procesos internos.
• Uso de herramientas digitales y de inteligencia artificial aplicadas a administración, organización y productividad, siempre dentro de criterios de confidencialidad y seguridad.

Perfil que buscamos

Buscamos una persona con experiencia previa en administración, operaciones, atención al cliente o soporte de dirección.

Se valorará especialmente haber trabajado en:

• despachos de abogados;
• asesorías;
• consultorías;
• notarías;
• empresas familiares;
• o firmas de servicios profesionales.

La persona deberá tener:

• alta capacidad de organización y seguimiento;
• autonomía y criterio práctico;
• excelente comunicación oral y escrita;
• discreción y sentido de la confidencialidad;
• capacidad para tratar con clientes de perfil medio-alto;
• mentalidad resolutiva;
• atención al detalle;
• capacidad para priorizar;
• y orientación a mejora continua.

Competencia digital

Es un requisito especialmente importante tener un nivel alto de competencia digital y estar al día en herramientas tecnológicas.

Buscamos una persona cómoda utilizando:

• CRM;
• ERP o software de gestión;
• Excel o Google Sheets;
• gestores documentales;
• firma digital;
• calendarios compartidos;
• herramientas de tareas y seguimiento;
• almacenamiento en la nube;
• sistemas de facturación;
• y herramientas de inteligencia artificial aplicadas a productividad y organización.

No es imprescindible conocer un programa concreto, pero sí tener facilidad de aprendizaje, mentalidad tecnológica y capacidad para incorporar nuevas herramientas con rapidez.

Qué ofrecemos:

• Incorporación a un despacho boutique en proceso de crecimiento y profesionalización.
• Contacto directo con los socios.
• Posición de confianza y con recorrido.
• Formación interna.
• Participación real en la mejora de procesos y organización del despacho.
• Posibilidad de evolución profesional vinculada al desempeño y al crecimiento de la firma.

Horario

De lunes a jueves:

• de 9:00 a 14:00;
• y de 15:30 a 18:30.

Viernes:

• de 9:00 a 14:00.

Durante determinados periodos del año podrá valorarse jornada intensiva o ajustes de horario según la organización interna y el desempeño.